Dokumenty

Akty i umowy notarialne – niezbędne dokumenty

Przeprowadzenie każdej czynności notarialnej wymaga dostarczenia szeregu dokumentów i danych. Aby ułatwić Państwu proces obejmujący sporządzanie różnego typu pełnomocnictw, aktów i umów notarialnych, tworzenie testamentów itp., udostępniamy listy dokumentów, których potrzebują notariusze w przypadku najczęściej wykonywanych czynności. Warto pamiętać, że podane wykazy są orientacyjne i dotyczą standardowych przypadków. Kontaktując się z naszą kancelarią notarialną w Rybniku w celu umówienia się na spotkanie z notariuszem, mogą Państwo uzyskać szczegółowe informacje dotyczące indywidualnego postępowania w każdym przypadku.

Notariusz – dokumenty niezbędne do przeprowadzenia wszystkich czynności

Dokumenty i dane potrzebne do każdej czynności dokonywanej w Kancelarii Notarialnej obejmują:

W przypadku osób fizycznych:

  • imiona, nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu,
  • numer ewidencyjny PESEL,
  • adres zamieszkania, ewentualnie adres do doręczeń,
  • stan cywilny, ewentualnie wypis aktu notarialnego ustanawiającego rozdzielność majątkową,
  • w przypadku działania przez pełnomocnika: wypis aktu notarialnego – pełnomocnictwa; 

W przypadku osób prawnych:

  • aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  • numery REGON i NIP – jeśli nie wynikają z odpisu z KRS,
  • ewentualnie adres do doręczeń,
  • dane osób fizycznych reprezentujących osobę prawną – imiona, nazwisko, numer i datę ważności dowodu osobistego lub paszportu, numer ewidencyjny PESEL, adres zamieszkania,
  • uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności, chyba że z ustawy albo z aktu założycielskiego lub statutu osoby prawnej wynika, że uchwała taka nie jest potrzebna.

Akty notarialne – dokumenty niezbędne przy poszczególnych czynnościach

Kliknij na nazwę czynności aby rozwinąć listę dokumentów.

1. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI NIEZABUDOWANEJ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      wypis z rejestru gruntów, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej (np. w sytuacji gdy sprzedajemy tylko jedną działkę a w księdze wieczystej jest ich więcej) – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej;  każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

5)      ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości a także wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej przeznaczonymi do dokonywania wpisów w księdze wieczystej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

6)      zaświadczenie o  przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,

7)      decyzję właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na budowę/warunkach zabudowy – jeżeli została wydana,

8)      cena sprzedaży i warunki jej płatności,

9)      data wydania nieruchomości,

10)  numer konta bankowego Strony Sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,

11)  oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,

12)  zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo) na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty albo zgoda wierzyciela na spłacenie długu z ceny sprzedaży z podaniem kwoty wymaganej do spłaty, rachunku do spłaty i promesą wyrażenia zgody na zwolnienie spod obciążenia po spłacie – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką , ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem.

2. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI ZABUDOWANEJ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej (np. jeżeli sprzedajemy tylko jedną działkę a w księdze wieczystej widnieje więcej działek) lub jeżeli działka zabudowana jest budynkiem nieujawnionym w księdze wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej;  każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

5)      ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

6)      zaświadczenie o  przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,

7)      zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w budynku mieszkalnym bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane pod adresem nieruchomości,

8)      świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla budynku (nie dotyczy budynków niemieszkalnych),

9)      cena sprzedaży i warunki jej płatności,

10)  data wydania nieruchomości,

11)  numer konta bankowego Strony Sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,

12)  oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego

zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo)  na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty albo zgoda wierzyciela na spłacenie długu z ceny sprzedaży z podaniem kwoty wymaganej do spłaty, rachunku do spłaty i promesą wyrażenia zgody na zwolnienie spod obciążenia po spłacie – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem.

3. UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI NIEZABUDOWANEJ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      wypis z rejestru gruntów, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej (np. jeżeli darujemy tylko jedną działkę a w księdze wieczystej widnieje więcej działek) – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej;  każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

5)      ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

6)      zaświadczenie o  przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,

7)      data wydania nieruchomości,

8)      informacja czy przedmiot darowizny ma być wyłączony ze schedy spadkowej (dotyczy tylko małżonka i zstępnych darczyńcy),

9)      wartość przedmiotu darowizny,

10)      zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo)  na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem i jednoczesną  wolą stron do wykreślenia obciążeń z księgi wieczystej. 

4. UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI ZABUDOWANEJ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa zniesienia współwłasności), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków, a w przypadku odłączenia działki z księgi wieczystej i założenia dla niej nowej księgi wieczystej (np. jeżeli darujemy tylko jedną działkę a w księdze wieczystej widnieje więcej działek) lub jeżeli działka zabudowana jest budynkiem nieujawnionym w księdze wieczystej – dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej;  każdy z dokumentów powinien być przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

5)      ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,

6)      zaświadczenie o  przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu,

7)      data wydania nieruchomości,

8)      informacja czy przedmiot darowizny ma być wyłączony ze schedy spadkowej (dotyczy tylko małżonka i zstępnych darczyńcy),

9)      wartość przedmiotu darowizny,

10)      informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla Darczyńców,

11)      zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo)  na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem i jednoczesną  wolą stron do wykreślenia obciążeń z księgi wieczystej.

5. UMOWA USTANOWIENIA ODRĘBNEJ WŁASNOŚCI I SPRZEDAŻY LOKALU

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży),

3)       odpis ostatecznej decyzji właściwego organu o udzieleniu pozwolenia na użytkowanie budynku,

4)      zaświadczenie Prezydenta/Starosty stwierdzające samodzielność lokalu,

5)      wypisz kartoteki lokali wydany przez Prezydenta/Starostę, zaopatrzony w klauzulę o przeznaczeniu do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

6)      rzut lokalu z planem i opisem lokalu,

7)      wypis z rejestru gruntów wraz z wyciągiem z kartoteki budynków i wyrysem z mapy ewidencyjnej – przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,

8)      świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu lub budynku,

9)      warunki zawarcia umowy, w tym podanie ceny sprzedaży i sposobu jej płatności,

10)      numer konta bankowego Strony Sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,

11)      oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,

12)      zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo) na zwolnienie nabywanego lokalu spod obciążenia hipoteką w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty – w przypadku obciążenia nieruchomości dewelopera hipoteką.

6. UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,

5)      zaświadczenie zarządcy Wspólnoty Mieszkaniowej dotyczące stanu zaległości za opłaty eksploatacyjne związane z lokalem,

6)      świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla lokalu (nie dotyczy lokali niemieszkalnych),

7)      cena sprzedaży i warunki jej płatności,

8)      data wydania lokalu,

9)      numer konta bankowego Strony Sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,

10)  oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,

11)  zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo) na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty albo zgoda wierzyciela na spłacenie długu z ceny sprzedaży z podaniem kwoty wymaganej do spłaty, rachunku do spłaty i promesą wyrażenia zgody na zwolnienie spod obciążenia po spłacie – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką , ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem.

7. UMOWA DAROWIZNY LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ

1)      odpis zwykły księgi wieczystej,

2)      podstawa nabycia nieruchomości, to jest m. in.:  akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego, umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu), prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

3)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,

4)      data wydania lokalu,

5)      informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla Darczyńców,

6)      informacja czy lokal ma być wyłączony ze schedy spadkowej (dotyczy tylko małżonka i zstępnych darczyńcy),

7)      wartość przedmiotu darowizny,

8)      zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo)  na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty – w przypadku obciążenia nieruchomości przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem i jednoczesną  wolą stron do wykreślenia obciążeń z księgi wieczystej.

8. UMOWA SPRZEDAŻY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU

1)      odpis zwykły księgi wieczystej – jeżeli jest ona założona,

2)      zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych,

3)      zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej zawierające informację: komu przysługuje lokal i na jakiej podstawie, oznaczenie lokalu, wskazanie kondygnacji budynku, na której położony jest lokal, skład lokalu, powierzchnię lokalu, numer działki na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się lokal  z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości – w przypadku gdy dla lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta i chcemy ją założyć,

4)      zaświadczenie z urzędu Miasta/Gminy stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,

5)      podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.:  przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

6)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia wspólności i zachowku,

7)      świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla lokalu (nie dotyczy lokali niemieszkalnych),

8)      cena sprzedaży i warunki jej płatności,

9)      data wydania przedmiotu umowy,

10)  numer konta bankowego Strony Sprzedającej, na które ma być dokonana płatność ceny,

11)  oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – jeśli nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego,

12)  zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo) na zwolnienie lokalu spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty albo zgoda wierzyciela na spłacenie długu z ceny sprzedaży z podaniem kwoty wymaganej do spłaty, rachunku do spłaty i promesą wyrażenia zgody na zwolnienie spod obciążenia po spłacie – w przypadku obciążenia lokalu przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem.

9. UMOWA DAROWIZNY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU

1)      odpis zwykły księgi wieczystej – jeżeli jest ona założona,

2)       zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej o przysługującym danej osobie prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych,

3)      zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej zawierające informację: komu przysługuje lokal i na jakiej podstawie, oznaczenie lokalu, wskazanie kondygnacji budynku, na której położony jest lokal, skład lokalu, powierzchnię lokalu, numer działki na której posadowiony jest budynek, w którym znajduje się lokal  z podaniem numeru księgi wieczystej nieruchomości – w przypadku gdy dla lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta i chcemy ją założyć. Podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, to jest m. in.:  przydział lokalu, akt notarialny (np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa o podział majątku wspólnego), umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub o zasiedzeniu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,

4)      zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku przed dniem  01 stycznia 2007 roku, a po dniu 01 stycznia 2007 roku – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia wspólności i zachowku,

5)      informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla Darczyńców,

6)      informacja czy przedmiot darowizny ma być wyłączony ze schedy spadkowej (dotyczy tylko małżonka i zstępnych darczyńcy),

7)      wartość przedmiotu darowizny,

8)      zgoda wierzyciela (osoby na rzecz której jest ustanowione prawo)  na zwolnienie lokalu spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty – w przypadku obciążenia lokalu przykładowo hipoteką, ostrzeżeniem o wszczęciu egzekucji lub innym ciężarem i jednoczesną  wolą stron do wykreślenia obciążeń z księgi wieczystej.

10. TESTAMENT

   - dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
   - dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

11. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI

    - dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
    - dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
    - opis nieruchomości, najlepiej – zwykły odpis z księgi wieczystej.

12. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

    - akt zgonu spadkodawcy,
    - testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
    - akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
    - nr PESEL zmarłego.

13. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza)

    - odpis skrócony aktu małżeństwa,
    - dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania).

14. UMOWA SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

    - dane osobowe wspólników (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania), 

    A w przypadku, jeśli wspólnikiem ma być osoba prawna (lub inny podmiot) 
    - pełna firma/nazwa z danymi przedstawicieli, 
    - numery rejestru, 
    - REGON, 
    - NIP, 
    - adres siedziby, 
    - firma spółki,
    - siedziba spółki (miejscowość), 
    - przedmiot działalności spółki zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności, 
    - wysokość kapitału zakładowego, 
    - liczba i wartość nominalna udziałów przypadających poszczególnym wspólnikom, 
    - informacja o organach spółki, 
    - czas trwania spółki (okres, na jaki spółka została zawiązana), jeśli jest oznaczony

15. STATUT SPÓŁKI AKCYJNEJ

    - dane osobowe akcjonariuszy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania), a w przypadku, jeśli akcjonariuszem ma być osoba prawna (lub inny podmiot) – pełna firma/nazwa z danymi przedstawicieli, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby,
    - firma spółki,
    - siedziba spółki (miejscowość),
    - przedmiot działalności spółki zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności,
    - czas trwania spółki (okres, na jaki spółka została zawiązana), jeśli jest oznaczony,
    - wysokość kapitału zakładowego oraz kwotę wpłaconą przed zarejestrowaniem na pokrycie kapitału zakładowego,
    - wartość nominalna akcji i ich liczba ze wskazaniem, czy akcje są imienne, czy na okaziciela,
    - liczba akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów,
    - nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) założycieli,
    - informacja o organach spółki

16. PROTOKÓŁ ZGROMADZENIA SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ

    - numer KRS spółki której zgromadzenie ma się odbyć,
    - ostatni tekst jednolity umowy bądź statutu spółki jeżeli ma ulec zmianie,
    - porządek obrad zgromadzenia,
    - treść projektowanych uchwał

17. PRZYDATNE INFORMACJE

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.